Depuis juillet 2016 le Mutualab a une salariée. D'abord en mi-temps, Floriane est passée en CDI en temps plein en octobre 2016.
Après environ un an de poste, Floriane a proposé ces pistes d'actions, d'évolutions en juin 2017.
Suite aux assises et l'AGE et aux conseils pertinents d'un coworkeur (Alexandre Albran) Floriane a partagé, en octobre 2017, ces propositions au collège, pour "organiser" au mieux la cogestion et donner une nouvelle impulsion au projet et à l'implication des coworkeurs.
En gros Floriane elle faisait ça:
Elle gérait (avec d'autres parfois):
- la relation avec les différentes entités présentes au Mutualab (bis2, makers, la ruche, l'amap, l'association PASSER'ELLES…).
- les locations de salles (réponse aux demandes, propositions, devis, facturations, accueils, relances)
- la programmation du lieu
- valorisation des coworkeurs et de leurs talents
- les réponses aux demandes de visite, d'informations, de Meet Up, de partenariat …
- le développement du projet Interreg (proposition et organisation d'événements, participations aux réunions et évent en Belgique, bilans…)
- le développement de la communication
- transmission d'informations à la communauté
- recherche de bons plans pour le lieu etc.
- présentation du lieu à l'extérieur …
Voici sa fiche de poste: FICHE DE POSTE MUTUALAB Chaos Chief Officer > Positive Chief Officer 3 missions principales du poste: - Garantir le maintien du projet en faisant en sorte que tout le monde ait connaissance du projet et puisse y adhérer
- Etre force de proposition et maintenir l’énergie du lieu pour que la raison d’être du projet perdure - Augmenter un chiffre d’affaires responsable aligné avec l’ADN du Mutualab, à travers les locations de salle.
DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE :
Le bureau du Mutualab est composé de bénévoles, ces derniers choisissent une Chaos Chief Officer chargée d'accompagner la communauté du Mutualab et de développer l'offre commerciale du lieu (voir missions détaillées ci-dessous). La Chief Chaos Officer dispose d’une capacité d’initiative et peut agir de son propre chef, avec l’accord des membres du bureau dans la limite des délégations qui lui ont été données par le bureau.
Le Mutualab est attaché à l’importance de la contribution dans son quotidien.
MISSIONS → Gérer au quotidien les locations de salles de réunions: - Répondre aux demandes de locations, veiller à l’accueil et à la bonne tenue des locations, assurer la facturation et l’encaissement en coordination avec le (la) trésorière. - Développer l’offre autour de la location des salles : proposer des services et activités annexes dans un cadre marchand, Proposer à la communauté des travaux d’amélioration continus des lieux le cas échéant.
→ Gérer les locations : - des VIPBox : (accueil des clients le vendredi et retour des box le lundi) avec l'aide des coworkers impliqués dans ce partenariat et assurer le lien avec l'équipe VipBox.
→ Animer la communauté de Mutualab pour lui simplifier la cogestion de l'espace : -Venir en appui des coworkers organisant les mêlées; -Venir en appui des coworkers organisant les temps d'accueil des nouveaux membres; -Mener les évènements réguliers d'animation de la communauté : l'Animatrice devra être force de proposition ou venir en appui des initiatives des coworkers. -Organiser ou accompagner les temps conviviaux et de rencontres de la communauté. -Développer et venir en appui des initiatives des ateliers organisés par les coworkers. -Venir en appui de la contribution BOB notamment en invitant l'équipe BOB à réaliser les temps de contributions pour que la fonction BOB soit assurée pendant les heures d'ouverture de Mutualab. -Former les nouveaux coworkers à la tache de BOB. -S'assurer du bon fonctionnement des BOBs. -Ouverture “urbi et orbi”
→ Accompagner le Mutualab dans la transition de sa gouvernance.
→ Mission INTERREG COFFEE - Coordonner et gérer le volet 4 Animation des Lieux Dédiés - Participer aux réunions de coordination du projet COFFEE - Rédiger les rapport d'activités régulier dans le respect des délais - Assister le(a) trésorier (ière) dans la réalisation des bilans financiers réguliers
AUTONOMIE, RELATION AUX MEMBRES DE L’ASSOCIATION
La Chief Chaos Officer travaille en collaboration avec les membres du bureau. En cas de désaccord de ce dernier, le référent officiel est le Président. La Chief Chaos Officer a sa place dans toutes les instances de décision de l’association : assemblée générale, bureau, commissions etc. même si elle ne dispose pas d’une voix délibérative. Elle est autonome dans ses actions, les membres de l’association respecteront son travail et ses décisions. Il sera du devoir du bureau et des adhérents de l'association en général de veiller à ce que le la salarié-e ne réalisent pas les tâches attendues des contributeurs du lieu.