Ceci est le Protocole de Mutualab au sein duquel sont définies les règles de Gouvernance. Ce règlement a une valeur juridique puisqu'il est mentionné dans les statuts comme une de ses extensions.

Est membre toute personne physique qui le souhaite et s’engage à adhérer sans retenues aux statuts de l'association CoworkingLille et à ce protocole. Pour devenir membre, il faut compléter la fiche d’inscription et d’adhésion et s’acquitter de la cotisation annuelle.

Est membre actif toute personne physique pouvant répondre à ces exigences :

• Être venu travailler à Mutualab au minimum 30 jours ou 60 demi-journées dans les 6 derniers mois.
• Avoir réalisé la formation “BOB”
• Avoir réalisé au moins une “permanence BOB” par mois dans les 6 derniers mois.

La qualité de membre actif se perd dès lors que toutes ces exigences ne sont pas remplies. La qualité de membre actif donne la possibilité de participer aux décisions de vote aux ⅔.

Fonctionnement pour les prises de décision de Mutualab.
Enjeux pouvant être mis en débat :
A priori, tous les enjeux doivent être mis en débat via le processus de décision.

• Pour les enjeux simples dans la décision est réversible, il est possible d’avancer après une simple discussion mise à l’ordre du jour d’une “Mêlée” où aucune opposition ne s’est exprimée.

Si à posteriori une opposition s’exprimait par un membre, un débat devra être débuté dans le cas du processus de décision pour permettre au plus grand nombre de membres de s’exprimer et d'affirmer, ou revenir éventuellement, sur la décision.

• Pour les conflits liés à des individus, la médiation publique avec les personnes concernées durant les moments de convivialité en utilisant la communication non violente est la première étape à privilégier. Si cela ne se règle pas par des échanges humains, le processus de décision pourra être utilisé.

1. 1 Pour faire avancer un enjeu à Mutualab il faut inviter à une première proposition en ligne :

• Reporter l'enjeu du débat sur ce loomio. Pour aider la discussion et les décisions, il est recommandé d’exprimer l’enjeu de manière la plus factuelle possible en veillant à ne pas émettre d'évaluation ou de jugement sur les autres sur les principes de la communication non violente, qui favorise la compréhension plutôt que l'autodéfense. Vous pourrez y exprimer vos sentiments, vos besoins, et émettre des demandes.
• Émettre une proposition sur l'outil en ajoutant une date de fin de vote sur la proposition. Le minimum de temps nécessaire pour qu'une proposition soit validée est de 72 heures. Dans les faits, pour que le plus grand nombre ait le temps de consulter l’enjeu et puisse y contribuer sereinement, un délai de 15 jours est à privilégier.
• Envoyer un mail sur la liste [email protected] et/ou le slack channel #général contenant : Le lien vers la page du Loomio où l'on trouvera une explication du sujet et son espace pour en discuter, ainsi que la proposition en cours.

La validation des propositions se fait par consentement. Si personne n'objecte au bout du temps proposé, la proposition est validée. Tous les membres peuvent participer à la discussion et donner leur décision. Il est important que la décision soit prise par le plus grand nombre, la décision sera considérée comme validée si au moins 50% des membres inscrits sur la plateforme se sont exprimés. Dans le cas contraire, à la fin du délai de consultation, soit la mise en stand by de l’enjeu pourra être décidé, soit un délai supplémentaire pourra être décidé.

Cas de “blocage” de la proposition lors du processus de vote, On différencie ce qui est un avis “contre” et un avis “blocage”, comme Loomio le permet. Si c'est “contre”, cela veut dire que la personne ne souhaite pas prolonger le débat mais qu'elle accepte de pouvoir vivre avec la solution proposée, même si elle n'est pas d'accord.
L'utilisation du signe “blocage” correspond à une décision extrême avec laquelle la personne ne pourra pas vivre. Pour empêcher toute tentative de bloquer à priori d’une décision pour le simple plaisir de faire de l'obstruction. le “Blocage” doit être argumenté avec une solution proposée, et la personne qui objecte doit contribuer à la mise en place de la solution alternative, qui fera elle aussi l’objet d’une décision.
Il est conseillé dans ce cas de passer par un débat en présentiel pour trouver une nouvelle solution et chercher un consentement.

1. 2 Organisation d'un débat en présentiel :

Dans les cas de blocages d’une décision sur l’enjeu proposé ou le sujet abordé, un débat en présentiel peut être proposé si les itérations via la plateforme de décision en ligne se trouvent dans une impasse.
Ce débat a pour objectif de réfléchir ensemble à des solutions qui peuvent convenir à tous, en sortant de la dualité :
Pour organiser un débat en présentiel, il faut :

• Choisir une date laissant un délai suffisamment long pour que le plus grand nombre de membres y participe, prévoir le temps nécessaire pour en parler (ex : 30mn). C’est un temps différent de la Mêlée.
• Envoyer un mail sur la liste [email protected] et/ou le slack pour prévenir du sujet du débat en indiquant l'heure et du temps de discussion prévu.
• Noter la date et l’heure du débat sur le tableau de la cuisine.
• Faire une relance 3 jours avant
• Une personne sera désignée parmi les membres actifs pour exercer le rôle de facilitateur. Elle pourra faire tourner un bâton de parole, ou utiliser la méthode de communication en collectif.
• Une autre personne prendra des notes afin de compléter les discussions déjà présentes sur la page Loomio.

Suite à ce débat, la proposition est renouvelée en ligne et suit le même processus décrit plus haut.

1. 3 Dans le cas d'une incapacité de consentement :

Si après avoir tenté plus de 4 itérations de proposition/discussion, aucune décision par consentement n'émerge, et que l’enjeu ne met pas en péril le projet Mutualab, il est possible de le laisser en attente. Si un membre souhaite relancer les discussions en ligne sur la base d’une nouvelle proposition, elle devra le faire à la suite des discussions précédentes pour permettre aux nouveaux membres arrivés par la suite de connaître les précédentes discussions et d’éviter de reboucler sur d’anciennes propositions.
Si une prise de décision sur un enjeu est nécessaire rapidement pour ne pas bloquer le projet Mutualab, un vote à la majorité des 2/3 pourra être réalisé sur Loomio et annoncé comme tel sur la liste de discussion. Seuls les membres actifs tels que définis dans le présent protocole peuvent voter. Dans le cas d'un vote, une fois la décision prise, un délai de 3 mois sera imposé avant de pouvoir soumettre un nouveau vote (sauf consentement de tous les participants au vote à relancer un vote)